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Quels sont les impacts de la réforme sur mon entreprise ?
FAQ1

Quels sont les impacts de la réforme sur mon entreprise ?

FAQ 1 :Quel est l'impact de cette réforme sur mon entreprise ?

En instaurant plus de transparence et d’équité, cette réforme renforce la confiance entre l’administration fiscale et les entreprises, favorisant ainsi la conformité et le développement économique. La réforme des factures normalisées a un impact majeur sur les entreprises, tant sur le plan opérationnel que fiscal.Voici une analyse détaillée des principaux aspects de cet impact :

1. Sécurisation des revenus de vente

En normalisant le format des factures, cette réforme permet d'éviter les erreurs, vols et autres inexactitudes potentielles pouvant entacher les factures et impactant les déclarations fiscales. Les entreprises peuvent donc avoir une meilleure assurance quant à la fiabilité de leurs revenus issus des ventes. Les factures normalisées réduisent les risques de falsification, assurant ainsi une meilleure traçabilité des transactions et une protection accrue des revenus.

2. Gestion optimale des stocks

La normalisation des factures facilite également la gestion des stocks. Les informations normalisées sur les factures peuvent être intégrées plus efficacement aux systèmes de gestion des stocks, permettant aux entreprises de surveiller et de contrôler leurs niveaux de stock de manière plus efficace. Cela peut conduire à une réduction des coûts liés aux stocks excédentaires ou insuffisants, ainsi qu'à une amélioration de la planification de la production et des achats.

3. Authenticité et intégrité des opérations

Les factures normalisées garantissent également l'authenticité et l'intégrité des opérations de vente ou d'achat. En utilisant des formats standardisés et des méthodes de certification appropriées, les entreprises peuvent s'assurer que les transactions sont légitimes et non altérées. Cela renforce la confiance des parties prenantes, y compris les clients, les fournisseurs et les autorités fiscales, dans les activités commerciales de l'entreprise.

4. Lutte contre la concurrence déloyale :

La normalisation des factures contribue à lutter contre la concurrence déloyale. En rendant plus difficile la falsification des factures, cette réforme réduit les avantages concurrentiels injustes obtenus par les entreprises qui contournent les règles fiscales. Cela favorise un environnement commercial plus équitable où les entreprises respectueuses de la loi ne sont pas désavantagées par rapport à celles qui tentent de frauder le système.

5. Facilitation de la comptabilité :

Les factures normalisées simplifient également la tenue de la comptabilité. En utilisant un format standardisé, les entreprises peuvent automatiser davantage leurs processus comptables, ce qui réduit les travaux manuels et les risques d'erreurs.

FAQ 2 : Quelles sont les entreprises concernées à date par la facture normalisée

L’opérationnalisation de la réforme démarrera par une phase pilote (étape 1), avec quelques entreprises qui seront sélectionnées par la DGI. Durant cette phase, c’est seulement les e-DEF à savoir les e-UF et les e-MCF qui seront expérimentés. Les entreprises sélectionnées seront informées sensibilisées et formées sur l’utilisation de ces différents outils. Seulement ces entreprises sélectionnées suivant des critères objectifs sont concernées à date par la réforme des factures normalisées.

FAQ 3 : Que dois-je faire pour la mise en conformité initiale ?

La réforme de la facturation normalisée en République Démocratique du Congo vise à moderniser le système fiscal, à renforcer la traçabilité des transactions et à lutter contre la fraude. En tant qu’entreprise assujettie à la TVA, vous êtes tenue de vous conformer à cette réforme. Ce guide vous explique, étape par étape, comment réussir votre mise en conformité initiale avec la Direction Générale des Impôts (DGI).
Étape 1 : Comprendre vos obligations
La première chose à faire est de bien comprendre si votre activité est concernée par la réforme. En règle générale, toutes les entreprises assujetties à la TVA sont tenues d’utiliser un Dispositif Électronique Fiscal (DEF) homologué par la DGI. Ce dispositif peut être :
  • Une Unité de Facturation (UF),
  • Un Module de Contrôle de Facturation (MCF),
  • Ou leur version dématérialisée (e-UF ou e-MCF).
Étape 2 : Choisir l’outil adapté à votre profil
Le choix de l’outil dépend de plusieurs critères :
  • Avez-vous un logiciel de facturation ?
  • Disposez-vous d’une connexion Internet stable ?
  • Quelle est la taille de votre entreprise ?
  • Travaillez-vous sur site fixe ou en mobilité ?
Consultez notre guide dédié : “Comment choisir entre UF, MCF, e-UF et e-MCF en RDC” pour sélectionner la solution la plus adaptée à votre situation.

Étape 3 : Acquérir ou activer votre DEF
Une fois votre choix fait, vous devez :
  • Acheter un DEF homologué par la DGI auprès d’un fournisseur agréé.
  • Ou, si vous êtes éditeur de logiciel, initier le processus d’homologation de votre propre système via la plateforme e-DEF.
Étape 4 : Former votre personnel
Il est essentiel de former les utilisateurs de votre entreprise (caissiers, comptables, gestionnaires, etc.) au bon usage du DEF :
  • Comment créer une facture,
  • Comment corriger une erreur,
  • Comment vérifier que la facture est bien transmise à la DGI.
Étape 5 : Commencer à facturer en toute conformité
Une fois votre DEF activé est installé :
  • Vous pouvez émettre des factures normalisées.
  • Chaque facture contiendra un code QR, un numéro unique, et les éléments de sécurité requis.
  • Vos transactions seront automatiquement synchronisées avec la DGI.
La mise en conformité initiale est une étape structurante pour toutes les entreprises concernées. Elle garantit que votre activité est alignée avec les nouvelles exigences fiscales de l’État congolais, tout en vous offrant une gestion plus fiable et sécurisée de votre facturation.

Étape 6 : Exiger des factures normalisées de ses fournisseurs assujettis à la TVA
Dans le cadre de la mise en œuvre de la réforme de la facture normalisée, la conformité ne s’arrête pas à l’émission des factures : elle s’étend également à la réception des factures. Cela signifie que, en tant qu’acheteur assujetti à la TVA, vous avez l’obligation de demander et de vérifier que les factures reçues de vos fournisseurs soient normalisées.
En effet:
  • Cela garantit la traçabilité des transactions commerciales entre assujettis à la TVA.
  • Cela vous permet de justifier légalement vos droits à déduction de TVA.
  • Cela contribue à lutter contre la fraude fiscale et à renforcer la transparence des échanges.
  • Cela montre que vous respectez l’ensemble de vos obligations fiscales, pas seulement en tant qu’émetteur, mais aussi en tant que récepteur de factures.

FAQ 4 : Que dois-je faire pour la mise en conformité continue ?

La conformité continue sur e-DEF est essentielle afin de respecter les réglementations en matière de facturation et d’assurer une gestion efficace de vos transactions commerciales. Voici ce que vous devez faire pour maintenir votre conformité après la mise en place initiale
Engager dans un délai de 7 jours ouvrables auprès de l'Administration fiscale via le fournisseur des DEF concernés une procédure de désactivation des DEF, en cas de fermeture définitive ou de cessation temporaire d'activités d'entreprise, de mise hors d'usage du dispositif électronique fiscal ou d'arrêt pour toute autre raison
Tenir un registre spécial pour justifier les transactions relatives aux factures d'avoir normalisées indiquant, notamment, les dates et référence de facture de vente, les dates et référence des factures d'avoir, les motifs d'annulation ou de correction de la facture, les contacts des clients et l'adjonction des pièces justificatives.
Produire dans un délai de 7 jours, à compter de la notification des ventes non facturées ou facturées avec minoration, des factures normalisées en régularisation en cas de découverte par l'Administration fiscale au terme d'un contrôle des ventes non facturées régulièrement
Donner l'accès libre aux agents de l'Administration fiscale habilités aux fins de vérification du bon fonctionnement du dispositif électronique fiscal et de sa conformité au regard de la réglementation régissant son utilisation
Afficher au niveau des caisses et de tout autre point de paiement, et ce, de manière visible et lisible par les clients, la mention suivante : « EXIGEZ LA FACTURE NORMALISEE »
Produire endéans 48 heures des factures normalisées en régularisation des ventes non facturées régulièrement pour cause d'interruption temporaire de connectivité
Installer le dispositif électronique fiscal dans tous les lieux de vente à un endroit accessible permettant de garantir son bon fonctionnement
Emettre de manière systématique et continue, pour chaque transaction, des factures normalisées en utilisant le dispositif électronique fiscal
Détenir un dispositif électronique fiscal de remplacement en vue de prévenir le cas de dysfonctionnement matériel du dispositif électronique fiscal installé
Communiquer par écrit à l'Administration fiscale tout changement du lieu d’utilisation

De manière plus spécifique

Les utilisateurs DEF physiques doivent:
Notifier immédiatement à l'Administration fiscale et au fournisseur, via un de ses distributeurs ou par signalement sur la plateforme dédiée mise en place par l'Administration fiscale, tout dysfonctionnement du dispositif électronique fiscal bloquant la facturation au sein de l'entreprise
Présenter à toute réquisition de l'Administration fiscale, la preuve de l'acquisition de la machine auprès d'un fournisseur ayant obtenu pour ses machines et/ou pour le système de facturation d'entreprise utilisé, l'attestation de conformité délivrée par l'Administration fiscale
Placer le dispositif électronique fiscal dans un endroit qui permet aux machines de capter le réseau du système numérique de téléphonie mobile, GSM en sigle, afin de transmettre les données au serveur de l'Administration fiscale
S’assurer à tout moment de l'état de connectivité du réseau GSM et de signaler, sur la plateforme dédiée à la maintenance, tout dysfonctionnement y afférent
Disposer d'un dispositif électronique fiscal dématérialisé de remplacement dans le cas où la facturation ne peut être effectuée par le DEF physique
Utiliser du papier thermique de bonne qualité qui garantit la lisibilité des données imprimées sur le papier pendant 4 ans au moins pour les utilisateurs de l'UF
Assurer à leurs frais la maintenance annuelle obligatoire du dispositif électronique fiscal par le fournisseur ou son prestataire désigné
Ne pas enlever ou tenter d'enlever les scellés des modules de contrôle de facturation et des unités de facturation
Tout utilisateur des dispositifs électroniques fiscaux dématérialisés, e-UF et e-MCF, doit avoir:
La preuve de l'acquisition de la machine auprès d'un fournisseur ayant obtenu pour le système de facturation d'entreprise utilisé, l'attestation de conformité délivrée par l'Administration fiscale
Un DEF physique de remplacement dans le cas où la facturation ne peut être effectuée en raison de l'indisponibilité du e-UF et e-MCF
Une connexion à internet active pour accéder au e-UF et e-MCF
Un ordinateur, une tablette ou un téléphone avec navigateur ;
En maintenant une conformité continue, vous évitez les risques fiscaux liés aux non-conformités et assurez une gestion transparente et efficace de vos transactions commerciales. Si vous avez des questions sur la conformité continue ou avez besoin d’assistance, n’hésitez pas à contacter notre équipe de support dédiée.

FAQ 5 : Comment vérifier l’authenticité d’une facture normalisée ?

Dans le cadre de la réforme de la facturation normalisée en République Démocratique du Congo, chaque facture émise via un Dispositif Électronique Fiscal (DEF) contient des éléments de sécurité permettant de vérifier son authenticité. Que vous soyez entreprise, consommateur ou administration, il est essentiel de savoir comment effectuer cette vérification, afin de s'assurer que la facture est bien conforme et que la TVA a été correctement déclarée. Voici deux méthodes simples et accessibles pour vérifier une facture normalisée:

Méthode 1 : Utiliser l’application mobile “FACNO RDC”

  1. Téléchargez l’application “FACNO RDC” depuis le Google Play Store ou l’App Store.
  2. Scannez le code QR figurant sur la facture ou saisissez le code de la facture manuellement .
  3. En quelques secondes, l’application vous affichera les informations officielles de la facture telles qu’enregistrées par la Direction Générale des Impôts : numéro de facture, date, montant, etc.
  4. Si la facture est absente ou contient des incohérences, un message d’erreur apparaîtra.

Cette méthode est rapide, sécurisée, et ne nécessite qu’un smartphone avec caméra et connexion Internet.

Méthode 2 : Vérification en ligne via le portail web de la DGI

  1. Rendez-vous sur le site de vérification officiel à l’adresse suivante :
    https://sygdef.dgirdc.cd/verification
  2. Dans le champ prévu à cet effet, entrez le code DGI/DEF de la facture figurant sur la facture.
  3. Cliquez sur “Vérifier” ou appuyez sur la touche Entrée.
  4. Le site vous affichera automatiquement les informations de la facture.
  5. Si la facture est absente ou contient des incohérences, un message d’erreur apparaîtra.

Pourquoi cette vérification est importante ?

  • Pour les entreprises : elle garantit que les factures reçues sont valides et peuvent être utilisées pour la déduction de TVA.
  • Pour les consommateurs : elle permet de s’assurer que la TVA payée est bien déclarée à l’État.
  • Pour l’administration : elle facilite la lutte contre la fraude et renforce la transparence des transactions commerciales.

FAQ 6 : Comment je choisis mon outil de facturation?

Pour choisir entre UF, MCF, e-UF, et e-MCF, le contribuable doit considérer ses besoins spécifiques en matière de facturation et l’infrastructure technologique disponible. Le choix de la solution se fait en fonction du volume de transactions, de la possibilité d’émettre des factures différées, de l’accès et de la disponibilité de l’infrastructure (électricité et connectivité) et si le contribuable dispose déjà d’une solution de facturation existante ou non.
L’Unité de Facturation (UF) est un appareil électronique de facturation homologué par l’Administration fiscale, conçu pour enregistrer des données de facturation, gérer les articles, générer des statistiques de ventes, traiter des factures, fournir des éléments de sécurité pour authentifier, imprimer des factures, et transmettre des données à distance au serveur de l’Administration fiscale.

Caractéristiques principales de l’UF 

  • Fonctionne avec une batterie interne
  • Fonctionne en l’absence d’internet
  • Disponible sous plusieurs formes
  • Clavier
  • Imprimante intégrée
  • Ecran intégrée
Le Module de Contrôle de Facturation (MCF) est un appareil électronique homologué par l’Administration fiscale, connecté à un Système de facturation d’entreprise homologué pour son utilisation, conçu pour collecter des données de factures reçues des systèmes de facturation d’entreprise, effectuer le traitement des données de facturation, fournir des éléments de sécurité pour authentifier et transmettre des données à distance au serveur de l’Administration fiscale. .

Caractéristiques principales du MCF 

  • Fonctionne avec une batterie interne
  • Fonctionne en l’absence d’internet
  • Disponible sous plusieurs formes
  • Nécessite un SFE homologue avec imprimante externe
Les machines physiques sont des appareils électroniques conçus pour la saisie des données de facturation, la gestion des articles, la génération de rapports pour l’utilisateur, et l’impression des factures avec des éléments de sécurité.
L’Unité de Facturation dématérialisée est une application informatique ou logiciel de facturation développée par l’Administration fiscale et mise à disposition des contribuables pour enregistrer les données de facturation, gérer les articles, générer des statistiques de ventes, traiter des factures, fournir des éléments de sécurité pour authentifier, imprimer des factures, et transmettre des données à distance au serveur de l’Administration fiscale.
Le « e-UF » est destiné aux entreprises qui ne disposent pas de système de facturation.
Caractéristiques Principal de l’e-UF 
  • Solution de base de facturation en ligne fournie gratuitement par la DGI
  • Nécessite une connexion Internet au moment de l’enregistrement de la facture
  • Disponible sur interface web ou comme application mobile
Le Module de Contrôle de Facturation dématérialisé est une application informatique ou logiciel conçu par l’Administration fiscale pour collecter des données de factures reçues des systèmes de facturation d’entreprise, effectuer le traitement des données de facturation, fournir des éléments de sécurité pour authentifier et transmettre des données à distance au serveur de l’Administration fiscale. Le « e-MCF » est destiné aux entreprises qui disposent déjà d’un système de facturation d’entreprise homologué
Caractéristiques Principales de l’e-MCF
  • API pour la normalisation des factures en ligne fournie gratuitement par la DGI
  • Nécessite une connexion Internet au moment de la normalisation de la facture
  • Nécessite un SFE homologue avec imprimante externe
DGI RDC